Kostenkalkulation für Betriebe: So finden Sie das richtige Kaffeesystem

31.Mai.2017 CoffeeFACTS

Kaffee am Arbeitsplatz – das ist für nahezu jeden das A und O eines positiven Arbeitsklimas. Schmeckt der Kaffee, dann läuft die Arbeit fast wie von selbst. Doch für einen Unternehmer ist es wichtig, zu wissen, welches Kaffeesystem das richtige ist. Ob mit Pad, als Siebträger oder Kaffeevollautomaten in Betrieben: Jede Form der Kaffeezubereitung hat ihre Vor- und Nachteile. Nicht zuletzt auch betriebswirtschaftliche.  

Die Wahl nach dem passenden Kaffeesystem hängt vor allem von vier Faktoren ab.

Gemeint sind

  1. der persönliche Geschmack,
  2. der Grad des Aufwands,
  3. die getrunkene Menge Kaffee im Betrieb und
  4. die Höhe der Kosten.

Während die letzten beiden Faktoren klar gemessen und berechnet werden können, sind Geschmack und Aufwand vor allem subjektive Einschätzungen. Woran will man schon feststellen, welches Maß an Qualität der Belegschaft und den Kunden schmeckt? Hier muss man als Unternehmer selber einschätzen, wie hochwertig der Kaffee mindestens sein muss, um diesen – vor allem den Kunden – anbieten zu können.

Viele Möglichkeiten für Kaffee im Betrieb

Für einen Betrieb, zunächst unabhängig wie groß, kommen nur folgende Typen an Kaffeesystemen in Frage.

  • Für Routiniers: Filtermaschine: Ja, der Kaffeeklassiker ist immer noch in Büros zu finden. Die Besonderheit von Filterkaffee ist, dass der Brühvorgang sehr heiß vonstattengeht. Frisch „eingeschlossen“ in eine Thermoskanne bleibt der Kaffee dann lange warm und aromatisch. Nachteil: „Mal eben einen Kaffee machen“ ist bei einer Kaffeemaschine nicht drin. Auch ist Filterkaffee nichts für Freunde von Kaffeespezialitäten. Eine schöne Crema ist nicht drin.
  • Für Eilige: Pad- und Kapselmaschine: Kaffeemaschinen, die mit Pads oder Kapseln „geladen“ werden, sind vor allem einfach zu handhaben. Dank einer großen Produktauswahl ist für jede Geschmacksrichtung etwas dabei. Aber sind Pads und Kapseln aus der Kostensicht für einen Betrieb zu empfehlen? Hierzu weiter unten mehr.
  • Für Hobby-Baristas: Siebträger: Bei einem Kaffeehalbautomaten – auch Siebträger genannt – fällt einem sofort das Bild eines geschickt agierenden Barista ein. Ja, ein Halbautomat ist Kaffeekunst pur und deswegen sehr imageprägend, insbesondere bei Betrieben mit hochklassigem Kundenstamm. Aber: So ein Halbautomat ist auch sehr aufwendig zu bedienen und zu pflegen. Auch kann nicht erwartet werden, dass jeder damit umgehen kann. Besonders effektiv ist ein Siebträger für einen Betrieb also nicht. Es sei denn Sie wünschen, dass Ihre Angestellten viel Zeit in der Teeküche verbringen.
  • Für Vieltrinker: Kaffeevollautomat: Bleibt schließlich noch der Kaffeevollautomat zu nennen. Dieser hat – vor allem verglichen mit dem Siebträger – den Vorteil, dass er besonders komfortabel bedient werden kann. Je nach Modell reicht schon ein einzelner Knopfdruck. Außerdem bietet ein Vollautomat eine große Auswahl an Kaffeespezialitäten. Wir von coffee at work beraten Sie hierzu gerne – denn Sie können Kaffeevollautomaten auch mieten.

Natürlich gibt es noch viele weitere Varianten, um Kaffee zu brühen. Der klassische Espressokocher für den Herd (auch als Elektrovariante erhältlich) erzeugt natürlich auch hervorragenden Kaffee. Andere schütten ihren Kaffee auch von Hand (per Filter) auf oder greifen zu einem Instantkaffee.

Unabhängig davon, ob man so einen Kaffee überhaupt trinken möchte, liegt es auf der Hand: Diese Verfahren sind für Betriebe nicht besonders effektiv. Sie als Unternehmer können diese „kleinen“ Kaffeesysteme gar nicht überblicken; die Gefahr, dass jeder Angestellte sein eigenes Süppchen kocht, ist sehr groß. Wie weit das gehen kann, lesen Sie hier.

Wir empfehlen: Nehmen Sie das Projekt „Kaffee im Betrieb“ selber in die Hand nehmen. Überlassen Sie die Wahl des richtigen Systems nicht dem Zufall.

Zum Vergleich: Die jährlichen Kosten berechnen

Sollten Sie hinsichtlich Aufwand und persönlichem Geschmack eine erste Wahl getroffen haben, gilt es nun, alle weiteren Faktoren nicht nach Gutdünken, sondern mit spitzem Bleistift zu ermitteln. Damit Sie wissen, welche Kosten auf Sie zukommen, und zudem verschiedene Varianten durchspielen und -rechnen können, sollten Sie die jährlichen Kosten des Verbrauchs ermitteln. Diese setzen sich sowohl aus dem gekauften Kaffee als auch aus der gewählten Maschine zusammen. Die allumfassende Formel hierfür lautet:

Anzahl jährl. Kaffeeportionen  x  Verbrauchskosten pro Tasse  +  Anschaffungskosten/Anzahl Abschreibungsjahre  +  jährl. Nebenkosten = Jährliche Kosten

Zu komplex? Keine Angst, wir gehen mit Ihnen alle Punkte durch, damit Sie ohne offene Fragen die Suche nach dem richtigen Kaffeesystem erfolgreich abschließen können.

"Anzahl jährl. Kaffeeportionen" - Wie viel Kaffee wird in Ihrem Betrieb getrunken?

Die „Anzahl der jährlichen Kaffeeportionen“ ermitteln Sie am besten an dem bisherigen Verbrauch in Ihrer Firma. Es gibt Betriebe, in denen wird viel Kaffee getrunken, während andere zu 95 Prozent aus Teefreunden bestehen.

Bedenken Sie auch, wie oft Kunden oder andere Gäste Ihr Unternehmen besuchen. Haben Sie den Durchschnitt ermittelt, müssen Sie den entsprechenden Betrag nur aufs Jahr hochrechnen.

Diese Variante, um den Verbrauch zu berechnen, funktioniert aber nur in kleineren Betrieben. Haben Sie eine große Firma, können Sie unmöglich eine Mitarbeiterbefragung oder dergleichen durchführen. Nein, hier müssen Sie das Problem buchhalterisch lösen: Schauen Sie in Ihren Unterlagen, wie oft Ihr Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr Kaffee gekauft hat. Ermitteln Sie so die Anzahl der Pakete und berechnen Sie daraus die Menge der getrunkenen Einheiten.

Kostenfalle Kapseln: Haben Sie bisher Pad- oder Kapselmaschinen genutzt, dann ist die Menge der Kaffees leicht zu klären, da die Einheiten klar bemessen sind. Kaffeekapseln kann man nicht frei wählen, sie müssen zur Maschine passen. Und hier langen die Hersteller oft richtig zu: Die Preise reichen von 17 bis knapp 40 Cent das Stück. Nimmt man 30 Cent als Mittelwert, schlagen bei einem durchschnittlichen Verbrauch von 100 Tassen Wöchentlich (= 20 pro Werktag), allein die Kapseln pro Jahr mit rund 1.560 Euro zu Buche.

Weitere Durchschnittswerte und Maße bietet Ihnen aber diese Infografik des Onlineshops Coffee Circle.

Den berechneten Wert sollten Sie übrigens abschließend noch mit einem „Puffer“ von mindestens 10 Prozent versehen: Unvorhersehbare Kundentermine oder Neuzugänge in der Belegschaft können die Kalkulation schnell abändern.

" Verbrauchskosten pro Tasse" - Das kostet eine Tasse Kaffee

Für die jährliche Kostenrechnung orientieren Sie sich ebenfalls an den Daten aus Ihrer Buchhaltung. Wenn Sie immer den gleichen Kaffee kaufen und wissen, wie viele Tassen Kaffee sich mit einer Packung kochen lassen, ist die Kostenrechnung fast ein Klacks.

Haben Sie bereits eine engere Auswahl für die in Frage kommenden Kaffeesysteme getroffen, können Sie so auch die verschiedenen Kaffee-Kosten einmal durchrechnen.

Egal, zu welchem Ergebnis sie kommen: Insbesondere Kapsel- und Padmaschinen, die ja aufgrund einer simplen Benutzerführung und einer großen Kaffeevielfalt punkten, fallen bei der Kostenrechnung negativ auf. Ganz abgesehen von der Ökobilanz. Mehr als 3 Milliarden Kaffeekapseln werden mittlerweile jährlich in Deutschland verkauft. Die Kapseln bestehen aus Aluminium und/oder Plastik, sind also nicht biologisch abbaubar.

Doch bei der Berechnung der vollständigen Kaffeekosten im Jahr reichen nicht nur die reinen Kaffeekosten aus. Wenn Sie es korrekt angehen möchten, dann sollten Sie in den „Verbrauchskosten pro Tasse“ auch Milch, Zucker, Süßstoff und/oder Kakao einrechnen. Rechnen Sie den Verbrauch auch hier auf die Tasse herunter, und addieren Sie die Zahlen zu den Kaffeekosten. Klar: Den Löwenanteil übernehmen diese Produkte nicht. Der Kaffee selber ist logischerweise das Teuerste beim Kaffeegenuss. Übrigens: Auch hier sollten Sie lieber den höheren ermittelten Wert verwenden; gehen Sie vom finanziellen Worst Case aus, wenn Sie die Jahreszahlen kalkulieren.

"Anschaffungskosten" - Die Gerätekosten bei der Rechnung einbeziehen

In unserer Kosten-Formel finden Sie auch den Punkt „Anschaffungskosten“. Denn auch diese sollten Sie bei der Kostenberechnung einbeziehen. Hier kommt es natürlich auch darauf an, ob Sie nur ein Gerät oder mehrere kaufen bzw. leihen oder mieten möchten. Denn je nach Größe des Betriebs reicht eine Kaffeemaschine natürlich nicht aus.

Muss man erst einmal drei Flure abgehen oder die Etage wechseln, um sich einen Kaffee machen zu können, dann stimmt das nicht nur Ihre Angestellten mies. Auch Sie sollten bedenken, welcher Zeitaufwand ein solcher Kaffeemarathon bedeuten würde. Die passive Arbeitszeit wird so enorm gesteigert, und Ihre Mitarbeiter haben weniger Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Rechnet man diese Zahl auf alle hoch, kann man fast schon in Panik geraten. Nein, machen Sie diesen Fehler nicht. Planen Sie geschickt, wie viele Kaffeegeräte Sie kaufen müssen, damit alle möglichst effizient ihre Arbeit durchführen können. Gerne beraten wir von coffee at work Sie zu dem Thema sowie darüber.

Übrigens: Nicht jedes Kaffeesystem ist für eine starke Nutzung geeignet. Wenn Sie oben bereits die jährliche Gesamtmenge des Kaffees errechnet haben, dann können Sie mit dieser Zahl schon einmal von Grund auf einige Kaffeesysteme ausschließen. Denn manche Hersteller – vor allem jene, die Vollautomaten herstellen – geben sogenannte Jahreswerte an. Dies ist die durchschnittliche Zahl an Kaffees, für das jeweilige Gerät geeignet ist. So können dann schon mal schnell Geräte wie Pad- oder Kapselmaschinen aus der Auswahl fallen, sollten Sie einen hohen Jahresbedarf haben. Vergessen Sie aber nicht, bei dieser Rechnung die Menge der geplanten Geräte zu berücksichtigen und die Jahresmenge entsprechend zu dividieren.

"Anzahl Abschreibungsjahre" - Kaffeemaschinen abschreiben

Jeder Betrieb hat andere Regeln oder Pläne, Investitionen abzuschreiben. Planen Sie also auch bei Ihrer Jahreskostenaufstellung die anvisierten Abschreibungsjahre ein. Denn wenn Sie für mehrere tausend Euro einen Vollautomaten kaufen sollten, wäre es unpassend, diese Kosten auf ein Jahr Kaffeekosten einzurechnen. Kostet ein Vollautomat beispielsweise 1.500 Euro, und Sie peilen eine Nutzungszeit von fünf Jahren an, dann erhalten Sie somit eine jährliche Abschreibung von 300 Euro. Damit auch Ihre Jahreskostenrechnung dies berücksichtigt, müssen Sie dort also auch die Anzahl der Abschreibungsjahre einfügen.

Für eine genaue Rechnung: Die Nebenkosten

Wenn Sie ganz genau gehen möchten, sollten Sie auch die Nebenkosten mit einbeziehen. Das bedeutet: Wie viel Wasser und wie viel Strom verbrauchen Sie pro Jahr für den Kaffeekonsum? Und wie hoch ist der Wartungsaufwand? Die Menge des Wassers ist einfach zu ermitteln. Hierfür multiplizieren Sie einfach die durchschnittliche Jahresmenge an Kaffee mit dem Volumen einer Standardtasse (meist 0,15 Liter). Anhand der Nebenkostenabrechnung können Sie dann errechnen, was diese Wassermenge kostet.

Die Berechnung des Stroms ist da schon schwieriger: Hier können entweder die Herstellerangaben der Geräte helfen. Oder Sie klemmen für einen bestimmten Zeitraum ein entsprechendes Messgerät zwischen Maschine und Steckdose und rechnen das Ergebnis auf ein Jahr hoch. Sie können die Stromkosten aber auch grob schätzen. Denn besonders hoch werden diese Kosten in der Rechnung nicht ausfallen.

Anders schaut es bei der Wartung Ihrer Geräte aus. Denn eine Kaffeemaschine muss regelmäßig gepflegt und gewartet werden, damit auf Dauer keine Probleme aufkommen und auch der Kaffeegenuss nicht aufgrund von Dreck und Kaffeefett leidet. Einige Pflegeschritte müssen täglich bis wöchentlich stattfinden – z.B. das Leeren des Auffangbehälters, das Füllen des Wassertanks oder die Ausführung des Reinigungsprogramms. Umfangreichere Wartungen, Feinjustierungen und Reinigungen sind hin und wieder auch fällig, z.B. alle 1.000 Tassen.

Dieser Gesamtaufwand und die zusätzlichen Reparaturkosten sollten Sie in den Nebenkosten ebenfalls berücksichtigen. Je nach System sind diese Nebenkosten dann gar nicht mal so gering. Eine Neujustierung oder eine umfangreiche Reparatur von Kaffeevollautomaten in Betrieben kann ins Geld gehen. Klar: Mit einem Full-Kaffeeservice-Unternehmen können Sie sich diese Sorgen und diese Kosten sparen.

Das richtige Kaffeesystem für Ihren Betrieb

Mit all diesen Daten ermitteln Sie dann in etwa die jährlichen Kosten für Ihre „interne Kaffeeproduktion“. Anhand der Basisdaten können Sie ganz einfach durchspielen, welche Kosten auf Sie zukommen, wenn Sie dieses oder jenes System für Ihren Betrieb wählen.

Jede Rechnung wird anders ausfallen, aber dennoch werden sie sich nicht groß von den üblichen Kalkulationen unterscheiden. Die folgenden Erkenntnisse werden mit großer Sicherheit auch aus Ihren Rechnungen sichtbar:

  • Pad- und Kapselmaschinen sind für den Betrieb am teuersten und lohnen sich nur bei Büros mit wenigen Kaffeetrinkern oder Gelegenheitstrinkern.
  • Siebträger sind aufgrund des Aufwands auch keine Wahl für einen effizienten Betrieb.
  • Filtermaschinen und Vollautomaten sind die kostengünstigsten Varianten, um den Betrieb mit ausreichend Kaffee zu versorgen.

Bei der genauen Kalkulation können Sie sich selbstverständlich auch von Kaffeeservice-Unternehmen wie coffee at work helfen lassen. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen, die genaue Jahresmenge beim Kaffeekonsum zu ermitteln. Alles Weitere beschreiben wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch.

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