Fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland gestattet seinen Mitarbeitern, während der Arbeitszeit private E-Mails zu schreiben. Von den Firmen, die diese Nutzung untersagen, kontrolliert etwa jeder zweite Arbeitgeber, ob das Verbot auch eingehalten wird. Doch wie man sich auch entscheidet, bestimmte Vorgaben und Grenzen sind zu beachten.

Fragen und Antworten rund um die private E-Mail-Nutzung:

1. Frage: ich erlaube meinen Mitarbeitern, in eingeschränktem Maß private E-Mails zu schreiben. Was muss ich beachten?

Antwort: Sie dürfen die privaten E-Mails auf keinen Fall lesen. Ein Zugriff auf private Mail ist nur erlaubt, wenn ein erhebliches “öffentliches Interesse” an den Inhalten besteht - also wenn zum Beispiel der Verdacht besteht, dass innerbetriebliche Geheimnisse weitergegeben werden.

Sinnvoll ist es, wenn Sie Ihren Mitarbeitern mitteilen, dass sie nur über einen privaten Zugang (web.de, gmx.de usw) private E-Mails schreiben sollen. Falls der betriebliche Zugang genutzt wird, ergeben sich für den Arbeitgeber nämlich rechtliche Pflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG).

Der Betrieb wird sozusagen zum Diensteanbieter ähnlich der Telekom. So sind in diesem Fall Überwachung und Speicherung privater E-Mails unzulässig. Falls Sie den gesamten E-Mail-Verkehr zentral archivieren, machen Sie sich schon strafbar. Sie sind verpflichtet, die dienstlichen von den privaten E-Mails genau zu trennen.

Natürlich können Sie auch Ihren Mitarbeitern freie E-Mail-Accounts anbieten bzw. separate Mail-Privatadressen zur Verfügung stellen. Denkbar ist auch, über Betriebsvereinbarungen die Zustimmung der Belegschaft zur zentralen Archivierung einzuholen.

2. Frage: ich habe diese Frage in meinem Unternehmen nicht geregelt. Was für ein Status ist damit verbunden?

Antwort: Besteht keine eindeutige Betriebsvereinbarung bezüglich der Handhabe von privaten E-Mails, sind diese grundsätzlich mit einem Verbot belegt. Arbeitnehmer, die privat das Internet nutzen, können eine Abmahnung - oder sogar eine Kündigung riskieren.

3. Frage: bei uns liegt ein ausdrückliches Verbot vor. Wie kann ich kontrollieren, ob es auch eingehalten wird?

Antwort: Der Arbeitgeber darf im Fall einer Betriebsvereinbarung, die die private Internetnutzung untersagt, den ganzen E-Mail-Verkehr überwachen. Nach einer Befragung nutzen etwa 78 Prozent der Betriebe, die private E-Mails verbieten, stichprobenartige Überprüfungen. Jedes fünfte Unternehmen überwacht permanent die Mitarbeiter-Kommunikation. Der Gesetzgeber allerdings geht von einer stichprobenartigen Überwachung aus - nicht von einer permanenten. Lesen darf der Arbeitgeber die E-Mails allerdings nicht.

4. Frage: Dürfen Dritte auf die privaten E-Mails meiner Mitarbeiter zugreifen?

Antwort: Es gibt tatsächlich Fälle, in denen die Finanzaufsicht verlangt hat, die privaten Mail eines Unternehmens zu lesen, und vor Gericht Recht bekommen hat. Dabei handelt es sich um Mails, die im Dienstcomputer abgespeichert waren.

Ein Einblick in diese private Post ist den Behörden nur erlaubt, wenn das Interesse der Öffentlichkeit schwerer wiegt als die Persönlichkeitsrechte der Versenders - also des Autors der E-Mail. Ein Bagatelldelikt reicht nicht aus, um diese Persönlichkeitsrechte zu missachten, sehr wohl aber der Verdacht auf die Verletzung von Betriebsgeheimnissen.

Grundsätzliches

Grundsätzlich sollte zwischen dienstlich und privat sauber getrennt werden. Was die Weiterleitung von E-Mails angeht, ist eine Mail rechtlich gleichzusetzen mit einer Postkarte. Ich muss also nicht erst die Erlaubnis des Absenders einholen, bevor ich die E-Mail weiterleite oder zeige. Auch ein rechtlicher Hinweis auf Vertraulichkeit in der Signatur hat keine rechtliche Bedeutung.

Man sollte also schon aufpassen, was man so schreibt - und was jederzeit in alle möglichen Hände geraten kann. An andere gerichtete E-Mails, die eindeutig privaten Inhalts sind, sollte man grundsätzlich sofort wieder schließen. Weiterleiten sollte man nur, wenn man sicher ist, dass der Autor dieses auch will. Und im Dienst ist es für alle Beteiligten am sichersten, nur über öffentliche Web-Server Mails zu verschicken.